| Schritt/Aufgabe | Wer? | Entscheidung | |
| 1. | Einreichung des Kurzantrages (elektronisch) | Antragsteller*in | |
| 2. | Formalprüfung Kurzantrag | WWTF Geschäftsstelle | Ablehnung oder Zulassung |
| 3. | Short-Proposal Meeting | Call-Jury | Ablehnung oder Einladung zum Vollantrag |
| 4. | Einreichung des Vollantrages (elektronisch) | Antragsteller*in | |
| 5. | Formalprüfung Vollantrag | WWTF Geschäftsstelle | Ablehnung oder Zulassung |
| 6. | Peer Review (3-4 Gutachten/Antrag) | WWTF Geschäftsstelle | |
| 7. | Full-Proposal Meeting | Call-Jury | Förderempfehlung an die WWTF Gremien |
| 8. | Sitzung des WWTF-Kuratoriums | WWTF Kuratorium | Förderempfehlung an den Vorstand |
| 9. | Sitzung des WWTF-Vorstand | WWTF Vorstand | Formale Förderentscheidung |
| 10. | Entscheidungskommunikation | WWTF Geschäftsstelle | Förderzusage oder Ablehnung |
WWTF Calls sind in der Regel sehr kompetitiv, da ein beschränktes Call-Budget oft einer großen Anzahl von exzellenten Forscher*innen in der Wiener Forschungslandschaft gegenüber steht. Das heißt, dass eine Förderablehnung nicht unbedingt besagt, dass ein Antrag nicht qualitativ gut wäre, sondern sich nur im Vergleich zu den anderen eingereichten Anträgen nicht durchgesetzt hat.
Die unmittelbare Wiedereinreichung des abgelehnten Antrags ist aufgrund der zeitlich begrenzten Calls mit jeweiliger spezifischen Themen in diesem System nicht möglich. Im Falle eines weiteren WWTF-Calls, der dem Thema des Antrags entspricht, können abgelehnte Anträge nochmals eingereicht werden. Diese werden dann als neue, originäre Anträge behandelt.
Kurzanträge werden nur durch die Jury bewertet, aber nicht in ein Peer-Review Verfahren geschickt. Das heißt, dass es keine ausführliche Ablehnungsbegründung in dieser Phase gibt.
